| DO006 |
Organisation de la documentation d’entreprise
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Analyser l’information, identifier les points essentiels.
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Mettre en œuvre et connaître la chaîne de gestion documentaire : classement, stockage, diffusion, archivage.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| ANALYSE DOCUMENTAIRE |
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Définition, finalité, usages, méthodes |
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Analyses morphologiques, syntaxique et sémantique |
| LE DOCUMENT |
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Définition et typologie : courrier papier ou électronique, document administratif, document technique, document externe |
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Caractéristiques du document |
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Nature du document et caractéristiques physiques |
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Contenu et caractéristiques intellectuelles (documents primaires, secondaires, tertiaires) |
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Spécificités du document électronique |
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Les documents textuels (monographie, publication en série, littérature grise) |
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Les documents non textuels (cartes, documents iconographiques, sonores, audiovisuels, multimédias, matériels, électroniques) |
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Les métadonnées : Dublin Core |
| LES NOTIONS DE DOSSIERS ET FICHIERS DANS L’ENVIRONNEMENT ELECTRONIQUE |
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Les dossiers |
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Les fichiers |
| RANGEMENT DES DOCUMENTS |
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Notions de base : classification, classe, classement, indexation, catégorie, métadonnées |
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Classement physique et classement intellectuel |
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Méthodes de classement : thématique, alphabétique, numérique, chronologique, … |
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Modes de classement : classement posé, classement suspendu |
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Systèmes de classement : encyclopédiques, à facettes, spécialisés (ex : Dewey, CDU, Colon classification, …) |
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Plan de classement |
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Création d’une indexation |
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Traitement des dossiers : pertinence des titres, structuration des dossiers |
| LE STOCKAGE |
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Les supports (WORM, CD-ROM, DVD) |
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Les architectures (DAS, NAS, SAN) |
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Les logiciels (SRM, SNM) |
| CIRCULATION DES DOCUMENTS |
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Traçabilité des documents |
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Diffusion des documents |
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Le système de circulation manuelle |
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Le système de circulation informatisée (Intranet) |
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Les principaux services pour les utilisateurs de l’Intranet |
| ARCHIVAGE DES DOCUMENTS |
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Définition des archives |
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Types d’archives |
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Les fonctions des archives |
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Les modes d’archivage |
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Les étapes de l’archivage |
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Cadre réglementaire |
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Normes (Z42-013, ISO WD 18509, ISO 15489) |
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Formats (XML, PDF/A) |
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Durées légales de conservation |
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Plan d’archivage |
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PERSONNES CONCERNEES
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Assistants, secrétaires, gestionnaires de l'information au sein d’une entreprise.
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PRE REQUIS
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Connaître l’environnement Windows et les outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
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LE FORMATEUR
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Spécialiste de la documentation et de l’archivage.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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Alternance d’exposés théoriques et d’exemples.
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Mise en application d’un plan de classement.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 2 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 06 Juin 2024 au 07 Juin 2024