| SE015 |
Etre secrétaire aujourd’hui
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Bien organiser ses activités.
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Utiliser les nouvelles technologies.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| La secrétaire et son organisation |
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La gestion des activités et du temps
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-Diagnostic des activités : analyse d’une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress |
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-Critères d’une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiel d’énergie, contraintes et exigences de l’entreprise |
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-La relation au temps : maîtriser les délais, définir les priorités, organiser et planifier le travail, gérer l’imprévu |
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-La recherche de l’efficacité personnelle |
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-Définition d’objectifs de travail mesurables : adéquation avec les objectifs de l’entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité |
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-La maîtrise de la fonction : analyse du poste |
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-L’organisation sur le poste de travail |
| La communication professionnelle |
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La capacité à bien communiquer
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-La situation de communication professionnelle : différents types de communication, se connaître pour mieux communiquer, image de soi et valorisation
de la fonction |
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-La transmission de l’information : éviter les « on dit» et les « mal dit » |
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La relation avec les autres
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-Relation avec la hiérarchie : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail |
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-Relation avec l’entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils |
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-Relation avec l’extérieur : fonction d’accueil, communication au téléphone |
| Les nouvelles conditions de travail |
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De nouvelles technologies
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-Outils de production : les matériels et leurs performances |
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-Outils de consultation et de traitement de l’information : annuaires électroniques, bases de données, fichiers de références |
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-Outils de communication : télex, téléphone, télé-conférence et télécopie, messagerie, télétraitement et réseaux. De nouvelles organisations |
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-Mise en commun des outils et des informations : le travail en réseau et le temps partagé, les systèmes intégrés |
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-Techniques documentaires : consultation en temps réel, archivage informatisé, micro-fichiers |
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Méthodes de travail
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-Règles de confidentialité et contrôles de sécurité, co-responsabilité des équipes et transferts d’activités entre cadres et secrétaires |
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PERSONNES CONCERNEES
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Secrétaires et assistantes de direction souhaitant faire le point sur leur mission et acquérir de nouvelles compétences.
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Expert en techniques de secrétariat.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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La démarche consiste à réaliser de brefs apports théoriques pour une meilleure compréhension des enjeux.
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Des travaux individuels ou collectifs seront demandés pour une adaptation des contenus de la formation aux réalités des participants.
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Des mises en situation et jeu de rôles permettront de concrétiser l’utilisation de nouveaux comportements.
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La richesse de la formation prendra une nouvelle dimension dans la restitution des travaux de groupes et dans les synthèses de l’animateur.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 2 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 28 Mai 2024 au 29 Mai 2024