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Classer pour retrouver
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Apprendre à classer les documents pour les retrouver plus facilement.
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Connaître les différentes méthodes de classement.
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Savoir élaborer un plan de classement lisible par tous les utilisateurs ainsi qu’une procédure
de classement simple, claire et efficace.
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Savoir exploiter aussi bien le support informatique que le support papier.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| Repérage des besoins liés à l’utilisation des documents |
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Mettre à jour les problèmes posés lors de l’utilisation quotidienne |
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Quels sont les documents qu’on ne retrouve pas facilement |
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Pourquoi ? |
| Eléments méthodologiques liés à la conception d’un classement |
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Connaissance des méthodes de classement |
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Les différentes méthodes de classement (alphabétique « Norme AFNOR », thématique, chronologique, numérique, géographique et dérivés) |
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Cas particulier du fond documentaire |
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Choix de la ou des méthodes en fonction du critère de recherche de l’information |
| Elaboration d’un plan de classement |
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Utilité d’un plan de classement |
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Elaboration d’un plan logique accessible et lisible par les utilisateurs |
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Actualisation permanente du plan de classement par l’utilisation de l’informatique (élimination des doublons) |
| Prise en compte des différents supports de classement (papier - informatique) |
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Homogénéisation des dossiers papier : ne garder que l’utile, classer les documents du dossier d’une façon logique par rapport
à l’utilisation du dossier, concevoir une fiche de suivi de dossier |
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Indexation externe des dossiers papier |
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Restructuration éventuelle et indexation des moyens de classement (armoires, meubles, ...) |
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Restructuration de l'arborescence des dossiers informatiques conservés sur disque dur (répertoires et sous-répertoires) |
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Comment localiser rapidement une information? |
| Rédiger une procédure de classement |
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Qui classe ? Déterminer la ou les responsables en cas de nécessité |
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Quels documents ? Notion de service émetteur et service récepteur |
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Prise en compte de la durée de conservation des documents actifs avant mise aux archives |
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Comment ? Joindre le plan de classement |
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Où ? Indiquer clairement la localisation |
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Quand ? Instituer une procédure d’emprunt et de reclassement des documents |
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PERSONNES CONCERNEES
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste de la formation en secrétariat.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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Pour une exploitation maximale du stage, les participantes sont invitées à se munir d’une liste détaillée
des différents dossiers et sources documentaires traités dans leur service.
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Apports méthodologiques (remise d’un support de cours).
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Echanges intensifs et travail individualisé.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 2 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 06 Juin 2024 au 07 Juin 2024