| CE038 |
Expression écrite : de la prise de notes à la rédaction des courriers et comptes rendus de réunions
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Permettre aux stagiaires de se familiariser avec des méthodes efficaces de prise de notes
et traitement des informations recueillies.
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Les entraîner à la pratique de l'analyse et de la synthèse des notes et documents.
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Améliorer leur technique d'écriture et
de rédaction de comptes rendus ou de rapports structurés.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| La prise de notes en réunion, en rendez-vous, en conférence |
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Repérage des informations à retenir : en fonction des thèmes abordés, des centres d’intérêts ou des problèmes posés, de l’actualité, … |
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Techniques de prise de notes et de classement des informations par association d’idées, par mots clés, entraînement à l’utilisation d’un schéma heuristique, … |
| Le tri et l’analyse des informations recueillies |
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Distinction entre faits et opinions |
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Risque de distorsion des informations (déformations et interprétations) |
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Techniques d’écrémage : dégager l’essentiel de l’accessoire |
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Application aux documents collectés : dégager les idées principales, les enchaînements, les explications, les exemples |
| Construire la synthèse |
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Trier et classer les informations, les arguments, les points clés |
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Reformuler et regrouper les informations pour dégager le sens global |
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Hiérarchiser les idées en fonction de la suite attendue : simple information ou action à entreprendre |
| Choix d’un plan pour le compte rendu ou le rapport |
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Objectifs de l’écrit : informer, convaincre |
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Structure : ordre et argumentation, enchaînements et mots de liaison |
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Types de plan : chronologique, didactique, aspects et critères, comparaison, questionnement systématique de Laswell |
| Rédaction du courrier, compte rendu ou note de synthèse |
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Les règles de base : connaître les destinataires, limiter le sujet |
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Les règles de présentation : adaptées à la nature de l'écrit et à son objet |
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Le choix du support : mémo, notes, fiche de procédure, lettre |
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Respect des consignes de l’entreprise et recherche de l'efficacité |
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Utilité et structure de chaque type de support |
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Exercice d’écriture d’une information par messagerie : application de la méthode de la « pyramide inversée » |
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Exercice d’écriture d’une information de procédure permanente : rédaction, diffusion, utilisation, actualisation (travail selon schéma existant ou à définir) |
| Entraînement à l’écriture : style et structure |
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Pourquoi écrire ? Importance de la réponse écrite, quel est l’objectif recherché |
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Travailler le fond : la bonne réponse à la demande les aspects techniques de la réponse, les arguments à utiliser, technique de résumé |
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Travailler la forme : la bonne manière de dire les choses : les aspects psychologiques, les aspects esthétiques, les aspects stylistiques. Alléger les phrases et préciser l’expression, techniques d’explication. Spécificité du code écrit, notion de niveaux langue, importance de la ponctuation |
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Règles de lisibilité des messages et d’efficacité opérationnelle : mots justes, phrases courtes, paragraphes structurés, enchaînements et mots de liaison |
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Recherche l'efficacité : écrire pour être compris, s'adapter au niveau et aux connaissances du client |
| Une charte interne de la communication écrite |
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Déterminer les critères de choix des supports : nature et urgence des informations, utilisation attendue, durée de vie, de validité |
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Harmoniser les présentations : choix d’une structure facilitant la lisibilité, la mémorisation et l’exploitation, choix des formats, des polices, des mentions de références, choix d’un style, d’un niveau de langue : la marque du service |
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Garantir la qualité totale de l’information : émetteur : qualifié et autorisé, destinataire : ciblé et identifié, contenu : clair, précis et utile, délais : information actualisée et en temps réel, support : adapté et fiable, circuit : direct et sécurisé |
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PERSONNES CONCERNEES
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Tout public.
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste de la prise de notes.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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Nombreux exercices corrigés individuellement et en groupe.
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Applications sur des sujets variés.
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Les participants sont invités à apporter leurs documents d’entreprise.
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Moyen d’évaluation: évaluation des acquis à l’issue de la formation.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 2 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 21 Mai 2024 au 22 Mai 2024