| DO009 |
Gestion des documents d'archive de l'entreprise
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Définir la place de la gestion des documents dans l’entreprise ou l'établissement.
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Connaître les obligations légales ainsi que les étapes de mise en œuvre d’un système de gestion des archives.
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Acquérir des notions autour de l’archivage électronique et du records management.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| Découverte des archives |
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La fonction d’archiviste dans l’entreprise ou l'établissement |
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L’organisation de l’archiviste au quotidien |
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Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables |
| Chaîne de traitement archivistique |
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Evaluer les documents, valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique |
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Archives et documentation |
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Original et copie |
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Cycle de vie du document, les trois âges des archives |
| Législation et réglementation |
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Archives publiques et archives privées |
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Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques |
| Procédures et outils d’archivage |
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Bordereau de versement et qualité du versement |
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Rôle de l'archiviste et des correspondants archives |
| Communications internes et externes |
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Consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives |
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Exigences des prêts en interne : le bordereau de communication |
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Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité |
| Eliminations |
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Sélection des éliminables : règles à respecter |
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Bordereau d’élimination et trace des éliminations |
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Destructions : comment et par qui ? |
| Outils adaptés |
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Tableau de gestion et durées de conservation (DUA) |
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Plan de classement, inventaire et récolement |
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Vocabulaire et règles d’organisation |
| Conditionnement et rangement |
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Aménagement et sécurité des locaux, choix du matériel |
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Estimer le volume d’archives |
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Récolement de l’existant documentaire |
| Archivage électronique |
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Typologie et caractéristiques des documents électroniques |
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Aspects juridiques des documents électroniques : droit d’auteur, protection des personnes, droit de la preuve |
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Cadre réglementaire et normatif : lois sur les archives électroniques, norme AFNOR NF Z.42-013 « archivage électronique », MoReq Specification – Model Requirements for the management of Electronic Records |
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Archives papiers et archives électroniques |
| Principes du Records Management |
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Définition, norme internationale ISO 15489 information et documentation « Records Management » |
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Présentation des processus et procédures du Records Management |
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Les outils de gestion des archives : plan de classification, référentiel de conservation |
| Mise en place d’un programme de Records Management |
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Les acteurs, les étapes du projet et l’offre de logiciels |
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PERSONNES CONCERNEES
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Toute personne impliquée dans la gestion des archives au sein d’une entreprise et intéressée par une formation sur l'archivage papier et l'archivage électronique.
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PRE REQUIS DE LA FORMATION
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste de la documentation, des archives et de l’archivage électronique. Ancien archiviste.
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METHODES PEDAGOGIQUES DE LA FORMATION
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Exposés théoriques sur la gestion des archives appuyés sur des présentations d’études de cas sur l'archivage électronique.
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Exercices de construction d’un plan de classement et d’un référentiel de durée de conservation des archives.
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Remise d'un support de formation et d'une attestation de formation sur la gestion des documents d'archive de l'entreprise.
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DUREE ET TARIF DE LA FORMATION
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Durée de la formation : 2 jours
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Formation intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Formation inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif de la formation par personne : 1150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 11 Juin 2024 au 12 Juin 2024