| SE018 |
Adaptation à l’emploi des secrétaires et assistantes de direction
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Connaître les responsabilités de la secrétaire de direction, savoir organiser son travail,
gérer son temps et suivre les dossiers ou les décisions.
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Acquérir les techniques de la communication professionnelle,
savoir gérer les conflits et maîtriser son stress.
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Savoir traiter l’information, travailler en équipe ou en réseau et être capable de suivre un projet.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| Responsabilités, organisation et gestion du temps |
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La fonction de secrétaire de direction et ses responsabilités
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-Mission, activités, savoir-faire et comportements |
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-Représentation et image : du service, du responsable hiérarchique |
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-Intermédiaire et relais d’information |
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-Obligation de réserve, secret professionnel |
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L’organisation du poste et du travail
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-Les bases de l’organisation |
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-L’analyse de l’activité et la répartition des tâches |
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-Les flux d’informations : fréquences, importances |
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-Le travail en binôme, le travail en équipe |
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La gestion du temps et des priorités
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-Les rythmes imposés par l’activité |
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-Qualification du travail : importance, urgence, priorités |
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-Planification et anticipation |
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-Le temps de la secrétaire, le temps de sa hiérarchie |
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Le suivi des dossiers et des décisions
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-Plannings et échéanciers |
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-Classement efficace : plan et méthode |
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-Les outils informatiques (en fonction de l’environnement) |
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-L'exécution des décisions, responsabilités et délégations |
| Communication, travail en équipe, suivi de projets |
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La communication professionnelle
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-La secrétaire en situation de communication |
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-La connaissance de soi et la connaissance des autres, les cadres de référence |
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-Les relations interpersonnelles : les transactions, les jeux |
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-Les difficultés de la communication : bruits, distorsions, projections |
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-Les situations conflictuelles : gestion du stress et des problèmes |
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-L’affirmation de soi et le respect des autres – savoir dire « oui » et « non » |
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Le traitement des informations
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-L’analyse et le tri des informations |
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-La lecture sélective et la qualification de l’information : pour qui ? pour quoi ? |
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-La prise de notes et la pratique du résumé |
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-La transmission de l’information |
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-Le classement, la conservation et la mise à jour des informations |
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Le travail en réseau
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-Le réseau hiérarchique : règles de collaboration, méthodes de travail, filtrage, tampon, suppléance |
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-Le réseau professionnel interne : l’équipe, les autres secrétaires de direction – partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’amélioration, d’échange de bonnes pratiques |
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-Le réseau des partenaires et correspondants externes : fonction d’accueil, de « public relation » |
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-Le travail collaboratif : état des lieux et prospective |
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Le suivi de projet
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-Le projet répond à des besoins : détection et analyse |
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-Le projet est structuré dans le temps : cahier de charges, plan d’action, indicateurs de suivi, étapes de réalisation, indicateurs de suivi |
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-Le projet est confié à une équipe : rôles et fonctions |
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-Le projet est évalué : présentation, communication et reporting et cadrage |
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PERSONNES CONCERNEES
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Secrétaires et assistantes.
Personnel accédant à la fonction.
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Très expérimenté, expert en techniques de secrétariat.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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Exercices de découverte, analyse du poste et débats.
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Grille d’analyse d’une semaine de travail, analyse individuelle et de groupe.
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Etude de cas et débat de synthèse. Exposé avec visuels.
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Présentation d’outils, mise en situation et débats de groupe.
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Retour d’expériences et travaux de groupes filmés.
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Travaux de groupe : la cartographie des relations professionnelles.
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Exposé sur le groupware et débat.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 2 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 150 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 27 Mai 2024 au 28 Mai 2024