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Devenez l'ambassadrice idéale en individualisant votre communication
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Mieux se connaître en identifiant son évolution dans le temps.
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Renforcer les synergies avec son/ses patron(s) et ses différents interlocuteurs.
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Etre source de modération des stress des équipes et pouvoir prévenir les conflits, en instaurant
des contacts constructifs.
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Savoir gérer son propre stress de façon positive.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| Les enjeux pour l'entreprise |
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L'évolution de l'organisation et celle de la structure hiérarchique ont fait beaucoup changer le métier de l'assistante-secrétaire : son rôle,
parfois pour plusieurs «patrons», s'étend bien souvent à la coordination de l'équipe et à la gestion de relations plus exigeantes avec les partenaires
extérieurs.
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Dans les nouvelles structures, de plus en plus sollicité et bousculé, le manager a besoin à côté de lui d'une ambassadrice,
assurant avec diplomatie le relais avec l'équipe et avec l'extérieur. Les assistantes-secrétaires, rarement mises en avant,
deviennent en fait des maillons essentiels pour un fonctionnement harmonieux de ces nouvelles organisations.
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D'ailleurs, elles en sont conscientes: quand on les interviewe sur la pratique de leur métier, certaines estiment que 80 %
de leurs tâches sont désormais axées vers la communication et en général, elles situent le manque de dialogue en tête des facteurs d'échec
et «d'être informée» en tête des facteurs de succès de leur poste.
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Savoir créer un contact constructif, se mettre rapidement sur la bonne longueur d'onde avec chacun de ses interlocuteurs,
décoder les signes précurseurs de tensions, gérer le stress de façon positive... autant d'atouts qui font d'elle une partenaire précieuse
et irremplaçable!
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Leurs motivations touchent d'ailleurs bien souvent l'ambiance du travail, le fait d'appartenir à leur équipe, leur rôle de confidente.
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Elles demandent alors à être reconnues et à progresser dans leur rôle d'écoute et de coordination.
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Connue par toutes les secrétaires d'une société, la Process Communication crée une communauté de langage et de valeurs.
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| Conjuguer les talents de l'équipe "assistante/directeur" |
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Cerner les six profils de personnalité et identifier son "immeuble" |
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Reconnaître les "points forts de caractère" de chacun |
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Ajuster les styles de comportements pour optimiser la relation |
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Développer son autonomie face à une figure d'autorité |
| Repérer les signes avant-coureurs de tensions |
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Prévenir les mécanismes de stress négatif |
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Savoir "recharger ses batteries" et satisfaire les besoins de l'autre |
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Accorder ses rythmes pour optimiser le temps |
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Renouer des relations efficaces |
| Se mettre sur la bonne longueur d'onde |
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Être en phase avec son interlocuteur |
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Développer sa flexibilité comportementale |
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Négocier ses priorités et ses délégations |
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Utiliser les leviers de la motivation |
| S'entraîner |
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Il s'agira d'entraînements à partir des situations apportées par les stagiaires pour intégrer l'apprentissage |
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Entraînement à la reconnaissance des profils à partir de vidéos, emails, courrier, bandes sons |
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Entraînement aux interactions permettant de garder ou reprendre une communication positive |
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PERSONNES CONCERNEES
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Toute assistante ou secrétaire qui veut optimiser sa relation avec son patron
et développer son rôle de relais vis-à-vis des équipes et vis-à-vis des partenaires extérieurs.
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste des techniques de secrétariat.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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L'animation de ce séminaire est basée sur l'alternance entre : présentation des concepts de la Process Communication (T. Kahler),
exercices, confrontation d’expériences, études de cas basées sur des situations décrites par les participants.
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Avant ce séminaire, chaque participant répond à un questionnaire dont le traitement confidentiel par informatique
permet d'établir son "inventaire de personna-lité (IDP)".
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Ce support permet à chacun de se situer et de s'approprier les concepts, en référence à sa propre personnalité,
et de mieux comprendre ses divers interlocuteurs.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 3 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 550 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 11 Juin 2024 au 13 Juin 2024